Super leuk dat je alles rond hebt kunnen maken voor een evenement. Het maakt dan niet uit of het nou een sportief evenement, een feest of een lokaal foodtruck festival is. Om er een groot succes van te maken is het van belang om de promotie te beginnen!
Om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken is het succes afhankelijk van een aantal belangrijke factoren. Een van de meeste bekende is daarin het weer. Houd hier al rekening mee als je de datum van jouw (volgende) evenement gaat bepalen. Over het algemeen weet je dat de zomermaanden in Nederland het beste geschikt zijn voor outdoor events en de wintermaanden voor indoor evenementen. Echter is dat afhankelijk van de insteek en thema van het feest.
We gaan er natuurlijk vanuit dat de vergunningaanvraag rond of zelfs al binnen is. Maar het is belangrijk om het contact met de lokale instanties zoals de gemeente, politie en brandweer goed op orde te houden. Laat ze weten wat de voortgang is zodat ook daar een breed draakvlak wordt gecreëerd.
Daarnaast hebben we nog een aantal belangrijke tips voor je op een rij gezet:
- Combineer in de aanloop naar je evenement online met offline promotie. Niet iedereen zit op social media of kent jouw website. Tegelijkertijd komt niet iedereen precies op de plekken waar jij de buitenreclame ophangt. Een gouden combinatie!
- Onderschat offline promotie niet. Juist vanwege de toename in online advertenties is het waardevol om op subtiele manier je evenement onder de aandacht te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld flyers drukken en uitdelen op drukke plekken zoals winkelstraten.
- Schroom niet om een samenwerking aan te gaan. Dat kan met een bekende artiest bij een groter budget, maar gebruik ook de lokaal bekende mensen of bedrijven om jouw evenement te promoten. Dat kan door optredens van de betreffende artiest of band. Maar ook om hen specifieke informatie te laten delen, met foto’s van deze mensen of logo’s van de bedrijven op de promotie poster of door samen een win-actie op te zetten. Dit zorgt voor een groter bereik en dus de kans dat meer mensen jouw evenement onder ogen zullen zien.
- Verhoog de sfeer op de locatie zelf. Daarmee bedoelen we dat direct duidelijk moet zijn waar de ingang jouw evenement is. Hoe leuk is het dat je als bezoeker aan komt lopen en je ziet een hele rij vlaggen bij de entree. Bij Drukbedrijf kan je bijvoorbeeld mooie beachflags bestellen. Maar ook op het terrein zelf zijn er vele mogelijkheden, denk aan voldoende eet- en drinkgelegenheden en aan sfeervolle versieringen zoals verlichting, slingers en bloemen.
- Houd rekening met het ergste! Daarmee bedoelen we uiteraard dat het onverhoopt slecht weer gaat worden op de grote dag. Het is dan extra fijn als je genoeg (schuil)tenten hebt staan of poncho’s uit kan delen. Maar houd ook rekening met voldoende toe- en uitgangswegen. Voldoende verkeersbegeleiding is daarom ook wenselijk om het in goede banen te leiden.
- Last but not least, begin tijdig met het werven van personeel op de locatie. Zeker vrijwilligers zijn tegenwoordig lastig te vinden dus dit kan een tijdrovend proces zijn. Ook hiervoor zouden we zeker adviseren om (professionele) hulp in te schakelen.
Nu de voorbereidingen van jouw feest of evenement in volle gang zijn, is het ook tijd om dit met je volgers te delen. Laat ze weten met updates hoe de voortgang is. Zeker bij evenementen die voor de eerste keer worden georganiseerd, creëert dit extra vertrouwen en positivisme. Foto’s en video’s lenen zich hier perfect voor. Maar ook interviews of reacties van eerdere edities werken bevorderend. Wij hopen dat je iets aan deze handige tips hebt gehad en wensen je veel succes!
