Onze onderneming heeft een aantal bestelauto’s, waarvan het niet de bedoeling is dat die privé gebruikt worden. Is dit handig te regelen?
Antwoord
Jouw onderneming mag werknemers verbieden om de bestelauto van de zaak privé te gebruiken. Er is dan dus geen sprake van bijtelling. Als voorwaarde voor het niet bijtellen geldt dat je het verbod op privégebruik in een schriftelijke afspraak met de werknemer vastlegt en deze afspraak in jouw administratie bewaart. Verder moet je (aantoonbaar) voldoende toezicht houden op naleving (of overtreding) van het verbod en jouw bevindingen daarbij vastleggen. Dit kunt je doen door bijvoorbeeld de kilometerstanden te controleren, na te gaan wanneer eventuele verkeersovertredingen zijn begaan, de hoeveelheid verbruikte brandstof te controleren en te controleren of jouw werknemers buiten werktijd brandstof hebben getankt. Ook moet je een passende sanctie opleggen bij overtreding van het verbod. De fiscus noemt als passende sancties een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over de bijtelling, het verhalen van de bij jouw onderneming nageheven loonheffingen op de werknemers of zelfs ontslag. Je kunt met de Belastingdienst een collectieve afspraak maken voor een verbod voor (een groep) werknemers op het privégebruik van de ter beschikking gestelde bestelauto’s. Je moet de afspraak schriftelijk vastleggen en hier aantoonbaar toezicht op houden en jouw bevindingen ook altijd schriftelijk vastleggen. Het grote voordeel van een collectieve afspraak voor meerdere werknemers ineens is dat de bijtelling en rittenregistratie niet meer nodig zijn: de gemaakte afspraak met de fiscus geldt als bewijs.
Peter Meulepas, administratie- en belastingconsulent te Mill.
