Een personeelsfonds is een nuttig hulpmiddel voor het optimaliseren van de arbeidsvoorwaarden van uw medewerkers.
Ook onder de werkkostenregeling. Een personeelsfonds is een aantrekkelijk alternatief voor ‘leuke dingen voor het personeel’ als u de vrije loonruimte van 1,2% van de loonsom al voor andere personeelsvoorzieningen heeft benut.
Voorbeeld 1 ter verduidelijking
Als u als werkgever uw werknemer een geschenk geeft van stel € 100 en dat geschenk past niet meer binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan bent u daarover 80% eindheffing verschuldigd. Het geschenk kost u in totaal € 180, de werknemer krijgt het netto geschenk van € 100.
Als werkgever en werknemers ieder een bijdrage in het personeelsfonds hebben gestort van € 50, kan het fonds dat geschenk van € 100 belastingvrij aan de werknemer geven. U kunt als werkgever de bijdrage van de werknemer in het fonds van € 50 voor uw rekening nemen, ook weer boven de vrije ruimte. Dat kost u dan € 50 plus de eindheffing van 80% van € 50 =
€ 40, in totaal € 90. Daar komt bij uw eigen bijdrage in het personeelsfonds van € 50, zodat uw totale kosten € 140 bedragen. Dat is wel € 40 minder dan in de eerstgenoemde variant, terwijl de werknemer ook hier het geschenk met een waarde van € 100 netto overhoudt. Voorbeeld 2 ter verduidelijking.
Stel een werkgever wil zijn honderd werknemers een cadeau verstrekken van € 120. Zijn werknemers hebben de laatste jaren hard meegewerkt aan de opbouw van het bedrijf en mogen ook wel eens iets extra’s krijgen. De onderneming past de werkkostenregeling toe, maar doordat er verder al diverse vergoedingen en verstrekkingen worden verleend, is de fiscaal vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom al volledig verbruikt. Dit betekent dat wanneer de werkgever toch besluit dit cadeau te verstrekken, hij hierover 80% eindheffing dient te betalen. Per saldo kosten de cadeaus hem hierdoor niet 100 x €120 = €12.000, maar €21.600. Om deze eindheffing te beperken, kan een personeelsfonds worden ingezet. Zowel de werkgever als de werknemers storten hierin de helft van de kosten van het cadeau. De werkgever vergoedt vervolgens de bijdrage door de werknemers (€60) aan hen. Deze vergoeding kost hem weliswaar wederom 80% eindheffing, maar nu slechts over de helft van de kosten van het cadeau. De andere helft kan hij onbelast in het personeelsfonds storten. Het fonds kan vervolgens zorgen voor het cadeau. Door gebruik te maken van het personeelsfonds, betaalt de werkgever een eindheffing van 100x€60x80% = €4.800. Zijn totale kosten voor het cadeau zijn gedaald naar €16.800.
Peter Meulepas, administratie- en belastingconsulent te Mill.
